Pengertian Perencanaan
Dalam proses
manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah perencanaan. Jadi perencanaan
sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan
pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.
Menurut
George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating
of fact and the making and using of assumption regarding the future in the
visualization and formulating of proposed activities believed necessary to
achieve desired result”.
Dalam
pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain:
- Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.
- Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.
- Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.
Pada intinya
perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin
dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang
ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana
kegiatan tertentu.
Empat Tahap Dasar Perencanaan
Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.
Ø Tahap 1 : Menetapkan tujuan
atau serangkaian tujuan.
Perencanaan
dimulai dengankeputusan-keputusan tentang
keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan
yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya
secara tidak efektif.
Ø Tahap 2 : Merumuskan keadaan
saat ini.
Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai
atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat
penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya
setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk
menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan
informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi
dalam organisasi.
Ø Tahap 3 : Mengidentifikasi
segala kemudahan dan hambatan.
Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu
diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.
Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern
yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan
masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan
serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari
proses perencanaan.
Ø Tahap 4 : Mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan
berbagaialternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling
memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
Perencanaan
Operasional
Perencanaan operasional diturunkan dari
perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih
pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah.
Perencanaan
Strategis
Perencanaan strategis merupakan rencana jangka
panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan strategis. Fokus perencanaan
ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat
sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas,
dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis
biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.
Faktor Waktu
dan Perencanaan
Perencanaan
merupakan salah satu fungsi dari manajemen atau pengelolaan termasuk
pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari segi proses, bentuk maupun
komponen-komponen atau unsur-unsur.
Dari sudut
proses, pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam manajemen, baik secara lengkap
maupun secara sederhana. Secara lengkap unsur-unsur tersebut terdiri dari
penelitian pengembangan (litbang); perencanaan; pengorganisasian; pelaksanaan/
pengkomunikasian; monitoring/pengawasan; dan penilaian. Secara singkat unsur
tersebut dikenal dengan POAC (Planning Organizing, Actuating dan Controlling).
Setiap unsur harus mampu didefinisikan baik secara logis maupun akademis. Dari
masing-masing definisi setiap unsur/komponen tidak boleh tumpang tindih. Proses
pengelolaan, bisa berbentuk lingkaran (cycle) termasuk proses komunikasi.
Dari sudut
objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu man,
money, material, dan method untuk mencapai tujuan.
Di samping
faktor proses dan objek juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam proses
komunikasi, seperti komunikator, pesan, media, komunikan, efek, feed back,
tujuan, dan lingkungan yang turut mempengaruhinya.
Konsep Dasar
Perencanaan terutama yang menyangkut pengertian merupakan langkah yang
strategis di dalam menguasai konsep-konsep serta indikator-indikator dari
perencanaan itu sendiri.
Perencanaan
merupakan proses karya yang berkesinambungan sampai pada tahap pelaksanaan dan
bahkan sampai pada tahap evaluasi. Seorang perencana selalu berusaha
mengorganisasikan sumber-sumber atau faktor-faktor, seperti orang, material,
dana dalam proses pengerjaan suatu kegiatan. Perencanaan juga merupakan langkah
kedua dalam pengelolaan kegiatan setelah mengidentifikasi masalah-masalah, baik
dari hasil penelitian maupun dari pengumpulan data yang sederhana.
Kurangnya
berfikir strategis dan tidak mantapnya perencanaan dalam kegiatan komunikasi
akan menimbulkan kontroversi daripada memecahkan masalah. Dalam perencanaan,
sering berkaitan dengan istilah goal dan objective di samping meliputi pendekatan-pendekatan
dan strategi yang harus diadakan.
Proses
perencanaan melibatkan berbagai unsur di antaranya menurut Harold Koontz adalah
menentukan tujuan, menetapkan premis-premis serta mencari dan menyelidiki
berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang diambil.
Dalam
penilaian tiap-tiap kemungkinan yang diselidiki berdasarkan pertimbangan untung
rugi serta faktor-faktor yang akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.
Harus disadari bahwa perencanaan banyak menghadapi faktor-faktor yang tidak
pasti dan berubah-ubah sehingga penilaian terhadap kemungkinan tersebut sangat
sulit untuk dilakukan.
Adapun
unsur-unsur perencanaan adalah sebagai berikut:
- Tujuan.
- Policy.
- Prosedur.
- Progress (kemajuan).
- Program.
Fungsi dan
manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang paling
penting karena di samping nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan.
Manfaat dan fungsi perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:
- Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
- Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.
- Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.
- Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.
- Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
Faktor waktu
mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu :
1. Waktu
sangat diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif
2. Waktu
sering di perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang
variabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk
mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. Jumlah
waktu yang akan dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan.
Factor waktu
lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana
harus ditinjau kembali dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia
dan drajat ketetapan perencanaan manajemen.
Waktu
perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk
mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik
dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.
MISI
DAN TUJUAN ORGANISASI
Dalam suatu organisasi tujuan merupakan hal utama
dalam suatu organisasi.Seperti pengertiannya bahwa suatu wadah yang menampung
dimana orang berkumpul dan bekerjasama dalam mencapai sesuatu.dari situ sudah
dapat kita ambil intisarinya yang utamanya adalah pencapaian tujuan.Menetapkan
tujuan organisasi memberikan arah dan menghindarkan organisasi dari
kekacauan,karna akan terstruktur.Tujuan dapat membantu memotivasi anggota
dengan mengkomunikasikan apa organisasi ini berjuang untuk serta menyediakan
dasar mengakui prestasi dan keberhasilan.Organisasi yang tujuan ditetapkan
lebih efektif dalam merekrut anggota.Dalam tujuan organisasi terdapat 3
tingkatan.
1. Tujuan
atau Misi adalah umum,pernyataan luas yang menceritakan mengapa organisi itu
ada.biasanya tidak berubah dari tahun ke tahun dan sering pernyataan pertama
dalam konstitusi
2. Tujuan
adalah pernyataan yang menjelaskan apa yang organisasi ingin dicapai,yang
berasal dari tujuan ataupun misi.Tujuan adalah ujung kearah mana usaha anda
yang akan diarahkan dan sering berubah dari panjang untuk istilah atau tahun ke
tahun,tergantung pada sifat kelompok
3. Tujuan
adalah deskripsi dari apa yang harus dilakukan,berasal dari tujua,spesifik yang
jelas laporan tugas terukur yang akan dicapi sebagai langkah kearah menjacapi
tujuan.
Mereka berifat jangka pendek dan memiliki batas
waktu.Menetapkan tujuan bersama adalah tatap menjadi sebuah tujuan kelompok.hal
ini menciptakan banyak hasil yang positif karena orang akan mendukung dan
bertanggung jawab untuk apa yang akan meraka menciptakan.
Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih
dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan
abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas
(unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi
lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan
pasar.
Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :
1. Suatu
pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk
merealisasikan
2.
Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi
sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya
Berbagai
Fungsi Tujuan Organisasi:
1.
Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang
akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi
mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan
2. Sumber
Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber
daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
3.
Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami,
akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi)
organisasi
4.
Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan
yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif
bagi para anggota
5. Dasar
Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan
organisasi
Managemen
By Objective
Management by Objective ( MBO ) digagas pertama kali
oleh Peter F.Drucker yang merupakan profesor, praktisi konsultan manajemen dari
Claremont Graduate University atau sekarang dikenal dengan nama Peter F.Drucker
and Masatoshi Uto Graduate School of Management.
MBO digagas pada tahun 1954, dengan tujuan agar para
perusahaan dapat berjalan baik harus menetapkan sasaran yang jelas dan secara
terpadu agar goal atau tujuan dapat tercapai secara efektif. MBO mendorong
setiap tingkatan manajemen berkomitmen untuk partisipasi dalam mencapai rencana
yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dalam pelaksanaan MBO ini harus ada
kesepakatan antara karyawan dan pimpinan, agar mereka melaksanakan dan memiliki
komitmen yang sama, yaitu :
•Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian /
bawahan.
•Perencanaan yang akan dilakukan setiap divisi,
untuk mendukung tujuan bersama.
•Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan.
• Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian
tujuan.
Tipe-tipe
keputusan dapat dibagi menjadi 3 yaitu:
1.
Keputusan-keputusan yang di program(programmed decisions) adalah satu
keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan dan prosedur.keputusan ini
rutin dan dilakukan berulang-ulang.
2. Keputusan-keputusan yang tidak di
program(non-programmed decisions)adalah suatu keputusan yang berkenan dengan
masalah-masalah khusus , khas dan tidak terbiasa.
3. Keputusan-keputusan dengan kepastian ,
resiko dan ketidak pastian, dimana
pembuatan keputusannya untuk masa depan
atau masa yang akan datang.
Proses
pengambilan keputusan
menurut Scott dan Mitchell, Proses pengambilan
keputusan meliputi:
Proses pencarian/penemuan tujuan
Formulasi tujuan
Pemilihan Alternatif
Mengevaluasi hasil-hasil
Pendekatan konperhensif lainnya adalah dengan
menggunakan analisis sistem, Menurut ELBING ada lima langkah dalam proses
pengambilan keputusan:
Identifikasi dan Diagnosa masalah
Pengumpulan dan Analisis data yang relevan
Pengembangan dan Evaluasi alternative alternative
Pemilihan Alternatif terbaik
Implementasi keputusan dan Evaluasi terhadap
hasil-hasil
Proses pengambilan keputusan dalam organisasi ialah kumpulan yang terdiri dari beberapa
orang untuk mencapai tujuan bersama, didalam organisasi rentan terjadinya
selisih pendapat begitu juga keputusan dalam mengambil sikap, dapat diartikan
cara organisasi dalam pengambilan keputusan. Dalam proses pengambilan keputusan
ada beberapa metode yang sering di gunakan oleh para pemimpin, yaitu :
1.
Kewenangan Tanpa Diskusi (Authority Rule Without Discussion)
Metode pengambilan keputusan ini seringkali
digunakan oleh para pemimpin otokratik atau dalam kepemimpinan militer. Metode
ini memiliki beberapa keuntungan, yaitu cepat, dalam arti ketika organisasi
tidak mempunyai waktu yang cukup untuk memutuskan apa yang harus dilakukan.
Selain itu, metode ini cukup sempurna dapat diterima kalau pengambilan
keputusan yang dilaksanakan berkaitan dengan persoalan-persoalan rutin yang
tidak mempersyaratkan diskusi untuk mendapatkan persetujuan para anggotanya.
Namun demikian, jika metode pengambilan keputusan
ini terlalu sering digunakan, ia akan menimbulkan persoalan-persoalan, seperti
munculnya ketidak percayaan para anggota organisasi terhadap keputusan yang
ditentukan pimpinannya, karena mereka kurang bahkan tidak dilibatkan dalam
proses pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan akan memiliki kualitas yang
lebih bermakna, apabila dibuat secara bersama-sama dengan melibatkan seluruh
anggota kelompok,daripada keputusan yang diambil secara individual.
2.
Pendapat Ahli (expert opinion)
Kadang-kadang seorang anggota organisasi oleh
anggota lainnya diberi predikat sebagai ahli (expert), sehingga memungkinkannya
memiliki kekuatan dan kekuasaan untuk membuat keputusan. Metode pengambilan
keputusan ini akan bekerja dengan baik, apabila seorang anggota organisasi yang
dianggap ahli tersebut memang benar-benar tidak diragukan lagi kemampuannya
dalam hal tertentu oleh anggota lainnya.
Dalam banyak kasus, persoalan orang yang dianggap
ahli tersebut bukanlah masalah yang sederhana, karenasangat sulit menentukan
indikator yang dapat mengukur orang yang dianggap ahli (superior). Ada yang
berpendapat bahwa orang yang ahli adalah orang yang memiliki kualitas terbaik;
untuk membuat keputusan, namun sebaliknya tidak sedikit pula orang yang tidak
setuju dengan ukuran tersebut. Karenanya, menentukan apakah seseorang dalam
kelompok benar-benar ahli adalah persoalan yang rumit.
3.
Kewenangan Setelah Diskusi (authority rule after discussion)
Sifat otokratik dalam pengambilan keputusan ini
lebih sedikit apabila dibandingkan dengan metode yang pertama. Karena metode
authority rule after discussion ini pertimbangkan pendapat atau opini lebih
dari satu anggota organisasi dalam proses pengambilan keputusan. Dengan
demikian, keputusan yang diambil melalui metode ini akan mengingkatkan kualitas
dan tanggung jawab para anggotanya disamping juga munculnya aspek kecepatan
(quickness) dalam pengambilan keputusan sebagai hasil dari usaha menghindari
proses diskusi yang terlalu meluas. Dengan perkataan lain, pendapat anggota
organisasi sangat diperhatikan dalam proses pembuatan keputusan, namun perilaku
otokratik dari pimpinan, kelompok masih berpengaruh.
Metode pengambilan keputusan ini juga mempunyai
kelemahan, yaitu pada anggota organisasi akan bersaing untukmempengaruhi
pengambil atau pembuat keputusan. Artinya bagaimana para anggota organisasi
yang mengemukakan pendapatnya dalam proses pengambilan keputusan, berusaha
mempengaruhi pimpinan kelompok bahwa pendapatnya yang perlu diperhatikan dan
dipertimbangkan.
4.
Kesepakatan (consensus)
Kesepakatan atau konsensus akan terjadi kalau semua
anggota dari suatu organisasi mendukung keputusan yang diambil. Metode
pengambilan keputusan ini memiliki keuntungan, yakni partisipasi penuh dari
seluruh anggota organisasi akan dapat meningkatkan kualitas keputusan yang
diambil, sebaik seperti tanggung jawab para anggota dalam mendukung keputusan
tersebut. Selain itu metode konsensus sangat penting khususnya yang berhubungan
dengan persoalan-persoalan yang kritis dan kompleks.
Namun demikian, metodepengambilan keputusan yang
dilakukan melalui kesepakatn ini, tidak lepas juga dari kekurangan-kekurangan.
Yang paling menonjol adalah dibutuhkannya waktu yang relatif lebih banyak dan
lebih lama, sehingga metode ini tidak cocok untuk digunakan dalam keadaan
mendesak atau darurat
Keterlibatan
Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan
Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan
tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan
kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan akan
gagasan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar